Referentenunterlagen einsammeln
Automatische Erinnerungen an Referenten: Folien hochladen
Folien in einem Postfach, Biografien in einem anderen – und die Frist rückt näher. Geben Sie jedem Referenten einen persönlichen Upload-Link und erinnern Sie gezielt diejenigen, deren Unterlagen noch ausstehen.
5 Mitwirkende kostenlos · Bezahltarife ab 79 € pro Veranstaltung · kein Abo
Vor der Abgabefrist
Die standardmäßigen Erinnerungen 7 / 3 / 1 Tage vorher gelten für aktive Veranstaltungen mit aktivierten Erinnerungen. Eingereichte und freigegebene Beiträge werden ausgelassen.
Von der Abgabefrist bis zur fertigen ZIP-Datei
Legen Sie die Anforderungen einmal fest. Sammlung, Nachfragen und Prüfung bleiben bei derselben Veranstaltung.
- 1
Frist festlegen
Erstellen Sie Ihre Veranstaltung, wählen Sie die Sprache und definieren Sie die Pflichtfelder für Folien, Biografie und Porträtfoto.
- 2
Referenten hinzufügen
Erfassen Sie Personen einzeln oder importieren Sie eine CSV mit email, firstName, lastName, role und optional company.
- 3
Persönlichen Upload-Link versenden
Kolekit schickt jedem Mitwirkenden einen individuellen Link per E-Mail. Für die Abgabe ist kein eigenes Konto erforderlich.
- 4
Offene Einreichungen erinnern
7, 3 und 1 Tag vor der Frist werden ausstehende oder zu überarbeitende Einreichungen erinnert. Die E-Mail enthält Veranstaltung, Frist und Upload-Link.
- 5
Unterlagen prüfen
Geben Sie eine Einreichung frei oder fordern Sie mit einem Kommentar Änderungen an. Eingereichte Beiträge werden erst wieder erinnert, wenn Änderungen angefordert wurden.
- 6
Freigegebene Dateien herunterladen
Exportieren Sie freigegebene Uploads als ZIP. Bitten Sie Referenten vor dem Upload um einheitliche Dateinamen, etwa Nachname_Vorname_Feld.ext.
Eine Erinnerung mit einem klaren nächsten Schritt
Beispiel anhand der deutschen Standard-Erinnerung. Name, Veranstaltung, Frist und Link werden für den Empfänger eingesetzt.
Ratgeber mit drei kopierbaren E-Mail-Vorlagen lesenBetreff: Erinnerung: Herbstkonferenz — Unterlagen benötigt
Hallo Alex,
Dies ist eine freundliche Erinnerung, dass wir noch auf Ihre Unterlagen für die Herbstkonferenz warten.
Jetzt Unterlagen hochladenFrist: 29.10.2026
Vielen Dank!
Nutzen Sie pretalx oder ein anderes CFP-Tool?
Viele Call-for-Proposals-Tools konzentrieren sich auf die Auswahl von Vorträgen und die Programmplanung. Auch in der pretalx-Community wurde nach Erinnerungen für noch nicht hochgeladene Folien gefragt. Kolekit kann Ihren CFP-Ablauf beim Einsammeln der Unterlagen ergänzen: Übernehmen Sie Ihre Referentenliste, sammeln Sie Dateien und prüfen Sie diese zentral. Das ist ein separater Ablauf, keine automatische pretalx-Integration.
Community-Anfrage lesen: pretalx #2514Fragen vor der nächsten Abgabefrist
Benötigen Referenten ein Konto?
Nein. Jeder Mitwirkende erhält per E-Mail einen persönlichen Upload-Link und kann ohne Anmeldung Unterlagen einreichen. Behandeln Sie diesen Link vertraulich und geben Sie ihn nur an den vorgesehenen Empfänger weiter.
In welchen Sprachen werden Erinnerungen verschickt?
Die Erinnerungs-E-Mails sind auf Deutsch, Englisch und Spanisch verfügbar. Maßgeblich ist die gewählte Veranstaltungssprache, nicht die Browsersprache des Empfängers.
Wer wird wann erinnert?
Standardmäßig 7, 3 und 1 Tag vor der Abgabefrist. Bei aktiven Veranstaltungen mit aktivierten Erinnerungen werden nur ausstehende oder zu überarbeitende Einreichungen berücksichtigt. Eingereichte und freigegebene Beiträge sind ausgenommen. Die Nachricht bezieht sich auf die gesamte Einreichung und zählt nicht einzelne fehlende Dateien auf.
Kann ich Erinnerungen stoppen?
Eingereichte und freigegebene Beiträge erhalten automatisch keine weiteren Erinnerungen. Einen Pausenschalter für Veranstalter gibt es derzeit nicht. Wenn Erinnerungen für eine Veranstaltung pausiert werden sollen, kontaktieren Sie vor dem nächsten Versand support@kolekit.com.
Was kostet Kolekit?
Sie starten kostenlos mit 5 Mitwirkenden pro Veranstaltung. Bezahltarife kosten 79 € für 25, 149 € für 100 und 249 € für 500 Mitwirkende pro Veranstaltung. Es gibt kein monatliches Abonnement.
Was gilt für Datenschutz und EU-Hosting?
Die Anwendung ist für die Vercel-Region Frankfurt konfiguriert. Daraus lässt sich nicht automatisch der Speicher- oder Verarbeitungsort der Datenbank, hochgeladener Dateien oder E-Mails ableiten. Fragen Sie nach aktuellen Hosting- und Verarbeitungsinformationen und prüfen Sie die Datenschutzhinweise, bevor Sie personenbezogene Daten sammeln.
Die nächste Erinnerung bringt die Abgabe voran.
Geben Sie Referenten eine klare Frist und einen zentralen Ort für ihre Unterlagen.
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